Tous les jours, vous recevez et envoyez des documents inefficacement 

 

Quelques exemples :

• Réception d’un certificat médical
• Réceptionner une attestation (produite par un tiers)
• Réception d’un CV (libre) et lettre de motivation
• Réception d’un document dans le contexte immobilier / syndic
• Transmission de documents dans le contexte immobilier / projet, maintenance, …
• Transmission de documents et pièces à son comptable / fiduciaire
• Réception d’une note de frais / d’hôtel / location de voiture
• Communiquer un constat d’accident / déclaration de sinistre
• Communiquer un PV ou un document de justice, un document administratif
• Communiquer une copie R/V d’une carte d’identité / d’un passeport
• Collecte des documents et constitutions des dossiers en vue d’une assemble des propriétaires (syndic) ou d’un comité au sein d’une entreprise

  

" Un courrier électronique avec une pièce jointe et on en parle plus ? "

 

Oui peut-être, MAIS. 

Si vous l’avez déjà pratiquée, cette méthode nous empoisonne rapidement la vie, sans même que l'on ne s'en rende compte :

 

• Il faut extraire la pièce jointe
• Il faut classer ce document 
• Parfois il faudra le lier, l’associer ou l’intégrer dans un logiciel métier ou de gestion de l’entreprise
• Il faudra plus que probablement le renommer
• Et il faudra les traiter tous, un par un, sans se tromper

 

Le formulaire électronique « de document » apporte une solution efficace et productive à cette situation.

 

Mais qu’est-ce qu'un formulaire électronique de document ?

 

Imaginez une page WEB à laquelle votre correspondant peut accéder facilement.

Sur cette page, on lui présente un certain nombre de zones à saisir = les informations qui vous sont nécessaires pour identifier et catégoriser le type de document à recevoir.

 

Par exemple, transmettre un document à son département RH. On lui demandera de préciser :

• Nom / prénom
• Date de naissance
• Choix du type de document qui va être transmis :
• Certificat de maladie
• Attestation de participation à un activité professionnelle extérieure
• Attestation pour réduction dans les transports publics
• Attestation de naissance / enfants à charge
• Attestation de participation à un club sportif
• Et un bouton qui permet de joindre le document

 

Pour l'émetteur, peu importe le moyen. Pour le destinataire, ça change tout. 

 

=> Pour l’émetteur, le temps d’écrire son e-mail avec pièce jointe ou remplir le formulaire électronique = c’est le même.

=> Pour le destinataire du document, ça devient magique : il n’a plus rien à faire !

 

Derrière le formulaire, il y aura un petit process qui va, automatiquement 

• D’une part récupérer le document ;
• D’autre part, en se basant sur les données extraites du formulaire :
• Nommer correctement le document en fonctions de vos règles de nommage
• Classer correctement le document en fonction des critères définis au sein de votre organisation
• Vous envoyer un petit mail / notification pour avertir de l’arrivée du document

Bref, tout est fait automatiquement, et bien fait.

 

Mise en place aisée

 

La conception de ce type de formulaire est relativement aisée et rapide.

La mise en place du process d’automatisation « derrière le formulaire » pourra également être aisée et rapide, en particulier avec nos solutions dédiées.

 

Une intégration spécifique avec les outils IT de votre entreprise ou organisation est toujours réalisable bien entendu, nos solutions sont ouvertes et accessibles via différentes méthodes d’intégration inter-applications.