Vous cherchez des formulaires qui vont être enregistrés comme des documents complets, et pour lequel le formulaire lui-même doit être conservé dans son intégrité ? Dans un jargon plus anglophile, on parle de « records » de l’entreprise ou de l’organisation.

 

Pour illustrer ceci, référons-nous encore à quelques visuels « papier » bien connus :

• Un bon de commande
• Un bulletin de vote
• Etablir un CV structuré
• Récolter des informations médicales : formulaire d’anesthésie préopératoire, questionnaire médicaments, etc.
• Un formulaire TEST COVID

En résumé : tout document qui contient à la fois une section descriptive à haute valeur (du texte ou des questions informatives) et des données variables qui l’accompagnent (une identification, une description, des réponses, …). L’ensemble faisant un tout cohérent et indissociable. 

 

Données destinées à être archivées

Certains de ces formulaires sont exclusivement concernés par une procédure d’enregistrement pour archive « record » :

• Un accord de non divulgation / non disclosure agreement (NDA)
• Un contrat entre parties
• Une autorisation ou procuration
• Une attestation (produite par l’auteur)

 

Données destinées à être traitées, transférées, utilisées

Pour certains formulaires, il sera nécessaire de collecter certaines (ou toutes) des données renseignées par le participant pour procéder à une indexation plus complète, un transfert à des applications de gestion / traitement des données de l’entreprise, mettre en place un système d’alerte sur quelques données jugées sensibles.

 

Formulaire Record + procédure

Pour des situations un peu plus complexes, ce formulaire record sera associé à une procédure prise en charge par un « form process » …. Il y a cependant une volonté de garder une archive du document (formulaire complet) encodé par le participant = la trace de l’engagement de celui-ci.

• Un bon de commande, en procédure interne ou réalisé lors d’un événement, un salon ou une exposition
• Une demande de souscription à un service
• L’enregistrement de prestations sur chantier, d’interventions techniques, de maintenance
• Tout document / formulaire lié à une location avec reconnaissance des engagements et responsabilités du locataire
• Idem pour la mise à disposition de matériel, à court ou long terme
• Une demande d’abonnement :
  Des données seront extraites de cet abonnement, dont en particulier un code article correspondant à l’abonnement qui initiera une procédure de commande, production et livraison. Pour le point d’attention qui nous concerne dans cette section, il sera également nécessaire de conserver une copie « document » de cette demande d’abonnement comme étant la preuve de l’engagement  (« evidence ») du client. Ce document pourra également lui être communiqué en retour par e-mail dès validation définitive.

Tout en automatique

En synthèse, il faut dématérialiser le formulaire afin d'appliquer une procédure entièrement automatisée. Seul le participant aura à réaliser une seule fois la saisie des informations demandées, et nécessaires.

Derrière le formulaire, il y aura un petit process qui va, automatiquement 

1. Récupérer l’entièreté du formulaire
2. En générer un format document 
• Avec application d'une signature électronique si souhaité
3. Stocker ce formulaire-document :
• Avec les données nécessaires à son indexation (identification au minimum selon vos besoins et clé de recherche si nécessaire)
• Sur base des données saisies par le participant et extraites du formulaire (et éventuellement en association avec des référentiels de votre organisation)
• Classer correctement le document en fonction des critères définis au sein de votre organisation
4. Toujours à partir des données extraites du formulaire  
• Transférer / injecter ces données dans une application interne de gestion / de traitement des données
5. Tout est fait automatiquement, et bien fait

 

La conception de ce type de formulaire peut-être relativement aisée et rapide (penser à l’exemple du TEST COVID : le formulaire est de conception plutôt minimaliste). D’autres seront plus complexes, avec des sections dynamiques et des enchainement sur plusieurs pages.

 

La mise en place du process d’automatisation « derrière le formulaire » pourra être aisée et rapide, en particulier avec nos solutions dédiées. Une intégration spécifique avec les outils IT de votre entreprise ou organisation sera par ailleurs nécessaire, et réalisable. Nos solutions sont ouvertes et accessibles via différentes méthodes d’intégration dans cet objectif.

 

La question de l’intégration à vos applications métier fera l’objet d’une analyse technique et permettra d’établir le budget global du projet.